Смена юридического адреса

В законодательстве РФ отсутствует четкое определение понятия «юридический адрес», но в Гражданском кодексе отмечается, что компании должны указывать его в учредительных документах и фиксировать в ЕГРЮЛ. Согласно п. 3, ст. 54 ГК РФ там должно быть указание населенного пункта, где ООО занимается предпринимательской деятельностью. Смена юридического адреса имеет определенные нюансы и сопровождается внесением изменений в документационный пакет предприятия.

Понятие смены юридического адреса

Действующее предприятие или организация имеют два адреса – юридический и фактический. Первый, в соответствии с ФЗ № 129 (08.08.2001 г.), указывается в учредительных документах компании и вносится в ЕГРЮЛ. На него приходит вся корреспонденция, он указывается в банковских документах, по сути это адрес главного офиса предприятия. Фактический адрес – это постоянное местонахождение компании, которое может меняться по усмотрению руководства и не имеет правовых ограничений.

Изменение юридического адреса происходит в следующих случаях:

1. Полная ликвидация юридического лица.
2. Исправление ошибки в ЕГРЮЛ, если сведения об ООО изначально были внесены неправильно.
3. Переезд в новый офис в пределах одной налоговой.
4. Желание учредителей сменить адрес нахождения компании для более эффективного ведения бизнеса.
5. Необходимость смены территориальной инспекции ФНС.
6. Миграция предприятия в другой административный округ РФ.
7. Окончание сроков аренды (субаренды) офиса и невозможность ее дальнейшей пролонгации.
8. Покупка юридическим лицом собственной недвижимости.
9. Иные субъективные и объективные причины.

Для смены юридического адреса формируется пакет документов, который предоставляется предприятием лично (это может сделать собственник, юрист ООО или уполномоченное лицо с нотариальной доверенностью) или удаленно в ЕГРЮЛ, МФЦ или ФНС. Удаленная подача бумаг проводится в электронном виде или по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения. Также можно воспользоваться сервисом «Государственная онлайн-регистрация бизнеса». Документы перед электронной подачей сканируют, соблюдая технические требования, и обязательно заверяют нотариально или с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Получают ЭЦП в аккредитованном Удостоверяющем центре, который относится к Минкомсвязи РФ. На момент отправки документационного пакета электронный ключ должен быть действующим. После отправки необходимых документов в течение 5 дней от ЕГРЮЛ или ФНС приходит ответ.

Особенности подачи документов

Изменения, связанные со сменой юридического адреса, которые не сопровождаются поправками в учредительных документах, оформляются путем подачи заявления по форме № Р13014. В тех случаях, когда ООО имеет типовой устав, его местонахождение фиксируют в реестре (п. 5 ст. 54 НК РФ). В ЕГРЮЛ при этом вносятся сведения не только о юридическом адресе, но и про населенный пункт. Если в Устав внесен полный адрес компании, его придется полностью поменять, даже когда переезд осуществляется в пределах одного населенного пункта.

Чтобы сменить юр.адрес, коммерческой фирме нужно обращаться в регистрирующий орган ФНС, для замены НКО дополнительно подаются бумаги в Минюст. Бизнесмен предоставляет сведения об учредителях, органах управления и получает свидетельство о регистрации НКО.

При выполнении юридических действий в отношении замены юридического адреса потребуется выполнить следующие действия:

1. Затребовать документационный пакет у собственника недвижимости.
2. Подготовить новую редакцию Устава предприятия, куда будут внесены изменения, касающиеся нового места нахождения предприятия.
3. Утвердить новый Устав на собрании учредителей.
4. Подготовить заявление по форме № Р13014.
5. Заверить подписи исполнительного органа на составленных заявлениях у нотариуса.
6. Подать заявление по старому адресу компании.
7. Получить выписку из ЕГРЮЛ с указанием того, что предприятие решило сменить адрес.
8. Оплатить государственную пошлину за регистрацию изменений в Устав.
9. В регистрирующий орган по новому адресу предоставить форму Р13014 в течение 20 дней с момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о том, что юридическое месторасположение компании будет изменено.
10. Получение выписки об изменениях в Уставе и зарегистрированную новую редакцию документа.

Перечень документов для внесения изменений в Устав:

• несколько экземпляров заявлений (Р13014);
• решение учредителя об изменении сведений, касающихся места расположения компании;
• новый устав (2 экз.);
• документы, доказывающие право компании на помещение, которое она занимает;
• квитанция об уплате госпошлины.

В настоящее время пошлина составляет от 100 до 800 руб. Реквизиты для ее оплаты указаны на сайтах Минюста и ФНС РФ. Если нарушается срок подачи документационного пакета, то ФНС имеет право оштрафовать компанию в установленном административном порядке – от 5 000 до 10 000 рублей.

Что будет, если не подать сведения о смене юр. адреса

Предприятия обязаны своевременно информировать исполнительные государственные власти о смене юридического адреса. Если он не совпадает с действительным, наступают следующие последствия:

1. Ликвидация организации в принудительном порядке. ФНС имеет право применить действия по ликвидации компании, предоставляющей о себе недостоверные сведения.
2. Взыскания в виде штрафов за ведение деятельности без постановки на учет в налоговый орган. При обнаружении и установлении факта деятельности организации по адресу, отличающемуся от указанного в ЕГРЮЛ, инспекторы налоговой инспекции могут расценить как образование обособленного подразделения.
3. Невозможность получения почтовой корреспонденции и информации, связанной с бизнесом компании. Сюда относят и отсутствие взаимодействий с государственными органами и контрагентами – за исключением случаев, когда можно доказать в судебном порядке, что недостоверные данные были внесены в ЕГРЮЛ без разрешения собственника предприятия.
4. Возникновение проблем с банковскими и другими кредитно-финансовыми учреждениями. В договорах, которые заключаются с банками, всегда прописывается юридический адрес компании. Если сотрудники учреждения обнаружат отсутствие собственников по месту расположения договора либо их нахождение в ином районе, чем указано в ЕГРЮЛ, они могут расторгнуть соглашение с предприятием о дальнейшем обслуживании. Исключение компании из ЕГРЮЛ считается отказом основного должника от исполнения обязательств (ч.3.1, ст.3 ФЗ №14 от 08.02.1998 г.). Банки имеют право на подачу проверки движения денежных средств в Федеральную службу по финансовому мониторингу.
5. Отсутствие желания у контрагентов сотрудничать с фирмой. Данным фактом может заинтересоваться ФНС по факту достоверности адреса юридического лица и сведений, предоставленных компанией в ЕГРЮЛ. При выявлении несоответствий в поданных данных, налоговики направляют директору компании уведомление о выявлении факта недостоверности юридического адреса. С момента получения уведомления в течение 30 дней при неполучении ответа ФНС в ЕГРЮЛ указывают, что поданные предприятием данные недостоверны.
6. Санкции для руководителя компании (административные) за предоставление недостоверных сведений о юр.лице в госорганы.

Налоговые инспекторы признают недостоверными адреса несуществующих, недостроенных или разрушенных строений, государственных учреждений, а также учитывают факты возвращенной корреспонденции с отметками «организация выбыла», «истек срок хранения» и т.д.

Сведения об адресе считаются недостоверными и тогда, когда собственник здания подал в ФНС заявление о том, что он не разрешал регистрацию любой организации по своему почтовому адресу.

За подачу недостоверных данных о юр.адресе фирмы собственник несет административную ответственность (ч.3. ст.5, 14.25 КоАП РФ). Это штраф от 5-10 тыс. рублей или дисквалификация ООО на срок от 1 до 3 лет.

Порядок действий при замене юр. адреса

Соблюдение всех правил по смене юр. адреса подробно можно описать следующими шагами:

1. Принятие решения о смене юридического адреса предприятия, которое требует уплаты госпошлины. Оно может быть:

   • без корректировки Устава – принимается директором единолично, с письменным закреплением, без обращения к учредителям и акционерам, подкрепляется приказом по предприятию (ст. 39 Закона об ООО).
   • с корректировкой Устава – обсуждается на общем собрании (требуется 2/3 голосов), в соответствии с п. 8 ст. 37 Закона об ООО. Составленный протокол, подписанный председателем собрания и секретарем, отражает решение учредителей (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Затем начинается этап новой государственной регистрации с учетом внесенных корректировок. Типовой устав указывает на смену места нахождения компании (п/п. 2, п. 2, ст. 33 Закона об ООО).

2. Получение официальной выписки из ЕГРЮЛ. Подаваемое заявление требуется заверить нотариально, чтобы подтвердить правоспособность предприятия.

   Выписку из ЕГРЮЛ можно получить в бумажном и электронном вариантах. Второй формат оформляют через сайт ФНС или портал «Госуслуги» в виде файла pdf, усиленного электронной подписью. Бумажный вариант можно получить в ФНС по месту региональной исполнительной службы, по почте или через МФЦ.

3. Заполняется заявление по форме № Р13014, которая утверждена Приказом ФНС РФ № ЕД-7-14/617 от 31.08.2020 г. Изменение юридического адреса происходит с заменой Устава предприятия или без него. Заявление включает в себя титульный лист, 2 дополнительных листа – Б и Н. Буква Б описывает место расположения и адрес юрлица, в ней подробно описываются причины замены адреса, а Н – необходимые сведения про заявителя с указанием нового адреса компании.

   При смене местонахождения фирмы обязательным условием является подача заявления в ФНС по старому адресу. После получения новой регистрации собственник также предъявляет бумагу о внесении изменений в ЕГРЮЛ в налоговые органы по старому адресу, в срок от 3 до 7 дней с даты оформления нового адреса (п.6, ст. 17 ФЗ № 129). После этого вторая копия заявления о полученной регистрации юридического адреса должна быть подана в новое налоговое отделение, с которым придется взаимодействовать предприятию (ФЗ № 350 от 27.10.2020 г.).

4. Тщательная подготовка документационного пакета. Помимо заявления формата Р13014, в ФНС предоставляют разрешение собственника на размещение предприятия на территории, относящейся к его недвижимости. Если собственником является сама компания, то к пакету документов прилагается свидетельство на право собственности (квартиры, земельного участка, строений и т.д.).

   Наименования и количество нужных бумаг по пунктам указывается на официальных сайтах тех уполномоченных органов, в которые будет обращаться предприниматель либо лицо, выступающее от его имени по нотариальной доверенности (юрист, бухгалтер, менеджер). Если смена юридического адреса не предусматривает корректировки устава, то предъявляются лишь правоустанавливающие бумаги на собственность либо копия договора аренды.

   При смене адреса с внесением правок в Устав делают копию данного документа с внесенными изменениями и нотариальным заверением. Установленный размер пошлины в данном случае составляет 800 руб. (п/п 1,3 ст. 333.33 НК РФ). Подача документационного пакета в электронном виде позволяет сэкономить и не платить данную пошлину. Для этого необходимо воспользоваться такими сайтами, как ФНС, МФЦ или портал «Госуслуги» (Письмо № ГД-4-19/14001 от 18.07.2019 г.).

5. Заверение документов у нотариуса. Посетить юриста можно лично или отправить документы, необходимые для смены юр. адреса предриятия, в электронном виде – такая подача полностью бесплатна (Приказ ФНС РФ № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020 г.).

   Обращение к нотариусу – это необходимость при регистрации в ЕГРЮЛ, установленная законодательно, так как специалист обязательно должен проверить правоспособность обратившегося юридического лица на соответствие информации, которой располагает ЕГРЮЛ (п. 5 Приказа Минюста РФ № 156 от 30.08.2017 г.).

   Нотариус проводит проверку поданного документационного пакета, адреса, учредительных документов и имеющейся выписки из ЕГРЮЛ. Электронная подача бумаг нотариусу сопровождается действующей электронной подписью, которая на момент обращения должна быть усиленной.

6. Подача сведений в налоговую инспекцию. Как уже указывалось выше, при смене адреса нужно подать заявление сначала в старую ИФНС, а затем в новую. Все действия выполняются представителями предприятия в строго установленные сроки, которые указаны на официальных сайтах налоговых органов.

   Сроки зависят от смены Устава и необходимости проведения собрания учредителей либо от изменения типового договора с собственником помещения или здания, где работает компания. Общий срок смены юр. адреса, постановки на учет в новое налоговое отделение после регистрации в ЕГРЮЛ составляет 20-30 дней (п.1, ст.18 ФЗ № 129).

7. Получение документов об изменении юридического адреса. Фирма должна зарегистрировать новый юридический адрес в срок 5 рабочих дней.

   При подаче заявлений по требованию ФНС предъявляется документационный пакет, утвержденный п/п. 2, п. 7 Приказа ФНС РФ№ ММВ-7-6/435@) от 29.06.2012 г. При подаче документов используют также нормы п. 3, ст. 11 ФЗ № 129. Здесь особое внимание уделяется получению выписок из ЕГРЮЛ и информированию старой и новой ФНС о новом адресе.

При постановке на учет в новой ФНС каждому предприятию присваивается собственный номер КПП (код причины постановки на учет), который состоит из 9 цифр, причем каждая из них имеет собственный шифр, применяемый в работе налоговой службы. ИНН компании при этом остается неизменным. Во время постановки на учет налоговый инспектор проводит детальную проверку адреса собственника и уделяет внимание достоверности сведений. Если у ФНС возникнут подозрения о мошенничестве либо сокрытии данных собственником предприятия. инспекторы могут запустить административное производство, способное закончиться судебным разбирательством.

Разбирательство с недостоверными данными проводится в течение 1 месяца с момента регистрации предприятия в ЕГРЮЛ за 5 дней и не может превышать этот срок (п. 4.4, ст.9 ФЗ № 129). Если проверка покажет, что с юридическим адресом ООО все в порядке и предоставленные данные достоверны, то собственнику выдадут в течение 1 рабочего дня:

• сведения о внесении записи в ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на налоговый учет с указанием нового КПП;
• экземпляр устава с отметкой регистрирующего органа (п.3, ст.11 ФЗ № 129).

Для тех организаций, которые выполняют свои рабочие задачи только на основании типового Устава, ЕГРЮЛ предоставляет документ о внесении записи. Независимо от типа подачи документационного пакета о смене юридического адреса, налоговая инспекция выдаст компании свидетельства и разрешения, причем помимо бумажных копий, обязательными являются электронные. Предприятие получит их на собственный e-mail, который учредитель должен указать в поданном заявлении для ЕГРЮЛ.

Если в ходе регистрации и замены документов проводилось (или проводится) взаимодействие с нотариусом, то электронный вариант документации с разрешениями и выписками отправляется и ему. Нотариус имеет законное право выдать заявителю бумажный оригинал присланной ему выписки из ЕГРЮЛ, заверив его своей подписью и печатью.

МФЦ или ФНС смогут выдать бумажные экземпляры выписок после документального (письменного) запроса заявителя, в полном соответствии с полученными электронными вариантами. Полученные разрешения и свидетельства от регистрирующего органа, с новым номером КПП, являются основаниями для извещения об этом контрагентов и банковских учреждений.

Изменение адреса и порядок уплаты налогов

Как только предприятие изменит собственное расположение и запись об этом появится в ЕГРЮЛ, обновление данных становится важным и для уплаты налогов, а также выдачи отчетности. Дата обновления в реестре фиксируется в листе, выданном ФНС, с первого дня измененных сведений по ЕГРЮЛ. Процесс этот происходит автоматически, но бизнесмены могут также проконтролировать ситуацию по налогам, запросив актуальную выписку из реестра, который указан на официальном сайте налоговиков.

После изменения юридического адреса начисление налогов со дня регистрации происходит по новым реквизитам, выданным территориальной ФНС, к которой теперь относится предприятие. При занятости представителей ООО снятие и постановка на учет по новому адресу ИФНС могут произойти без их участия за счет межведомственного взаимодействия. К обязанностям налоговой относят необходимость подать обновленные данные в ПФР, Росстат и ФСС в срок 5 рабочих дней, с момента обновления сведений о предприятии – появления информации об изменении юридического адреса в ЕГРЮЛ.

При выборе нового места регистрации для ведения предпринимательской деятельности бизнесменам рекомендуется тщательно интересоваться расположением – например, не является ли оно «массовым». Нет ничего страшного в том, если новый адрес будет в бизнес-центре с множеством арендаторов. Но на практике часто встречаются случаи, когда строение находится на контроле у инспекторов налоговой. Компанию в этом случае ждут регулярные, тщательные проверки. Поэтому при поиске нового юридического адреса стоит воспользоваться специальной услугой по проверке контрагентов, которая оказывается на сайте ФНС.

Налоговая служба строго следит за достоверностью юридического адреса и за тем, чтобы с предприятием обеспечивалась почтовая связь. Если связаться с руководством компании инспекторы налоговой службы не смогут, у них могут появиться сомнения по поводу реального места нахождения предприятия по указанному юридическому адресу, и они могут прийти с проверкой.

Когда произойдет смена места нахождения предприятия, у него изменятся КПП, регистрационный номер страхователя в ПФР и коды статистики. Поэтому потребуется обновить данную информацию в учетных и регистрационных документах. Замена ФСС при смене юридического адреса осуществляется аналогично смене в ПФР, но регистрационный номер общества не изменяется.

Заключение

По своему значению изменение юр. адреса фирмы считается простой процедурой, в ходе которой важно соблюдать нормы закона и предусмотренные сроки. Это защитит от административной ответственности и не понизит репутацию предприятия в бизнес-среде.

Если место нахождения предприятия необходимо изменить срочно, то его можно оформить на адрес прописки руководителя или участника, который имеет в ООО долю не менее 50%. В такой ситуации смена юридического адреса осуществляется в один этап.

В течение 5 рабочих дней после подачи в регистрирующую исполнительную ФНС по новому адресу необходимо предоставить ряд документов:

• форму Р13001, заверенную у нотариуса;
• квитанцию об уплате госпошлины (реквизиты нужно взять в налоговой инспекции по новому адресу);
• протокол собрания или решение единственного участника о внесении в Устав изменений сведений о месте расположения;
• сам Устав с изменениями и приложения к нему (в 2 экз.).

Документы для подтверждения нового юридического адреса не потребуются, но прописка руководителя или участника ООО в российском паспорте должна обязательно совпадать с данными, записанными в форме заявления.

Одновременно нужно будет сменить банковскую карточку в финансово-кредитном учреждении, где открыт расчетный счет у предпринимателя. Параллельно с этим необходимо будет сообщить свои новые контактные данные постоянным контрагентам, а также изменить адрес в рекламных и маркетинговых материалах.

При осуществлении регистрации и внесении изменений большое внимание уделяется правильности заполнения заявления. Оформление касается не только орфографических и грамматических ошибок – важно последовательно заполнять форму, согласно пожеланиям единого государственного адресного реестра для юридических лиц. Если при оформлении будут совершены ошибки, налоговая служба может отказать во внесении изменений, и тогда представителю предприятия или руководителю придется проходить весь процесс с самого начала.